Microsoft Office：団体として知っておきたいこと

最新バージョンのMicrosoft Officeは、以前のバージョンより、新しい機能や新しいインターフェイスなど、全体的に機能改善されています。タブレットやタッチモニター式のPCなどのタッチスクリーン仕様器具に最適化されています。寄贈対象になっている団体は、テックスープのマイクロソフト ソフトウェア寄贈プログラムを通じてOffice製品を申請いただけます。

最新バージョンのOffice には、たくさんの新機能がちりばめられています。すべての変更点を全部リストアップするのはほとんど不可能ですが、非営利団体にとってもっとも有用な変更点を挙げてみます。

Windows 8 とSkyDriveとご一緒に

最新バージョンOfficeのすっきりした、タッチスクリーンに最適化されたデザインは、Windows 8を補完するものです。Windows 8のスタートスクリーンのように、最新バージョンのOfficeは、ミニマリスト的なデザインで、より太いテキストとより少ないボタンとアイコンになっています。このデザイン変更は余計な装飾の代わりに、より作業を行いやすい改善がなされています。最新バージョンのOfficeは、Windows 7のすべてのエディションに対応していますが、Windows VistaやWindows XPのどのエディションでは動作しませんのでご注意ください。Windowsの古いバージョンを使っている団体は、最新版Officeにするために新しいバージョンへのアップグレードを考慮してもいいかもしれません。Windows 8にかんする情報はテックスープの「Windows 8にアップグレードすべき？考慮すべき4つの点」をご覧ください。

MicrosoftのクラウドサービスであるSkyDriveは、最新Office全体に統合されています。Office をインストールすると、Microsoftのアカウント情報を入力画面になります。これがあなたのSkyDriveのアカウントにリンクするものです。その後、Office から直接SkyDriveのウェブアカウントにファイルをアップロードできるようになります。SkyDriveがこれからは新しいファイルのデフォルト（既存）の保存場所となりますが、ローカルや外付けハードドライブ、ネットワークドライブなど好みの保存場所に変更することができます。


説明：Officeをアクティベートすると、OfficeをMicrosoftのアカウントにリンク付するように求められます

OfficeとSkyDriveの統合によって、複数のデバイス間で作業することがより簡単になりました。SkyDriveに保存した後、自分の文書やスプレッドシート、プレゼンテーションやほかのOfficeファイルをほかのPCやWindows Phone、タブレットからアクセスすることができます。たとえば、WordやExcel、PowerPointもあなたが作業していた最後の場所に保存されます。たとえば、もしExcelのスプレッドシートのセルの作業をしていて、ほかの作業のためExcelを閉じるとします。するとプログラムはそのセルの場所で保存されます。ブックマークした場所も事務所のコンピュータやWindows Phone、タブレットなどであってもデバイス間で同期されます。SkyDriveのアプリはiOSやAndroidのデバイス用にもあるので、違うプラットフォーム間でもファイルを開くことができます。

Word

新しいMicrosoft Wordは見た目という意味では、古いバージョンと比べて根本的な違いはありません。テキストやアイコンは少し大きくなり、少しスペース間隔があるので、結果より見やすい、よりモダンなインターフェイスになりました。Word文書をスクロールしたり、タイプしていると、より早くスムーズな動作を実感するでしょう。

Wordをスタートすると、新しいランディングページでは、最も最近つかった文書やいろいろなテンプレート、新しい文書を開くオプションが表示されます。以前のバージョンで採用されたリボンは、このバージョンのOfficeでも引き継がれていますが、スペース確保のため最小化することも可能です。リボンには、デザインタブという新しいタブが追加され、フォーマットやページ背景ツール、テーマ、テンプレートが含まれています。

Wordは文書にいろいろな種類のメディアを埋め込むことが簡単になりました。たとえば、今回からビデオを直接Word文書に埋め込んで再生することができるようになりました。貴団体のFacebookやFlickrの写真も挿入することもできます。新機能である配置ガイド（メディアをクリックするとポップアップするツール）が、テキストにイメージやビデオの位置をすぐに決めるのを手助けします。


説明：Wordにある配置ガイドがイメージのフォートをより簡単に

もっとも有用な新機能のひとつに、WordでのPDFファイル編集があります。前のバージョンのOfficeでは、Word文書をPDFファイルに保存できましたが、まずPDFを変換してからでないと編集できませんでした。いまはPDFをWordで開いて、PDFファイルのフォーマットや構造を失うことなく、すぐに編集作業が行えます。

Wordでは、スタッフ間のワークフローをより簡単にコーディネートするのを手助けするいくつかの機能があります。たとえば、もしグループで文書を共同で編集作業を行わなくてはいけないとき、SkyDriveやSharePointに保存してから、読み取りや編集許可と共に、ファイルのリンクをみんなに送ることができます。

Excel

Wordと同じように、最新バージョンのExcelはミニマムな変更になっています。新しい有用なツールがたくさんあり、それはExcel初心者と上級者ともにアピールするものです。[おすすめグラフ]では、たくさんのグラフのオプションから適したものを選ぶことができます。データを選んだら、[挿入]をクリックして、[おすすめグラフ]を選ぶと、Excelが違ったパイチャートや線チャート、棒チャートなどグラフのオプションを推薦します。


説明：Excelのおすすめグラフ機能はデータから最良のフォーマットを選ぶ手助けします

[フラッシュ フィル]は便利な新機能で、データの再フォーマットと再アレンジの手助けをします。Excelがデータ入力パターンを記憶し、フラッシュ フィルが残りのデータを数式やマクロなしで自動的に入力します。たとえばボランティアの電話番号を入力して、ある方法でフォーマット化するとフラッシュ フィルはパターンを認識して、自動フォーマットします。

もうひとつのExcel初心者、上級者共に使えるツールが[おすすめピボットテーブル]機能です。セルのグループを選択すると、違うピボットを使っていろいろな種類のテーブルで自分のデータがどう見えるかのプレビューを見ることができます。

PowerPoint

PowerPointも同様に「省略の美」の原理にしたがい、より少ない外部ボタンと色を使っている分、スライド作成のためのキャンバスのスペースに余裕があります。選択可能な新しいテーマやテンプレートや、特定のテーマに合う色のバリ―ションといった機能が追加されました。新しいバージョンのWordと同じように、PowerPointの配置ガイドで、テキストと形、テキストボックスや他のグラフィックを組み合わせてフォーマットできるので、スライドがよりプロフェッショナルにみえます。


説明：配置ガイドはWordと同じようにPowerPointでも使えます

PowerPointの新機能である発表者ツールは、ナビゲーションのグリッドで、スライドを映している間、発表者だけが見られるスライド一覧でスライドの順序を変えられます。また、ある場所をタップしたり、クリックすると、スライドを拡大できる新機能も追加されました。

Outlook

Officeプログラムの中で、Outlookのデザインが一番劇的に、そしてよりいい方に、変わったといえるでしょう。よりすっきりしたインターフェイスによって、受信箱やカレンダーの重要な情報をより簡単に探せるようになりました。見た目も機能面もOutlookはウェブメールのプログラムに似ています。たとえば以前のバージョンでは、返信するのに別のポップアップが開いていましたが、メインウィンドー内でEメールに返信できるようになりました。もちろん切り替えはできますが、このちょっとした変更によってOutlookはよりいっそう効率的になりました。またOutlook 2010で導入されたSocial Connector機能は、FacebookやLinkedInのアカウントを受信箱に統合することができ、コンタクトからの更新情報をチェックすることができます。またFacebookのEメールやTwitterのダイレクトメッセージ、LinkedInの友達リクエストなども同期でき、ひとつの受信箱に表示させることができます。もし団体でソーシャルメディアのアカウントを持っているのであれば、この機能によってかなりの時間の節約してくれます。

またPeekという新機能は、Eメールを書きながら、ウィンドーを変えることなしにカレンダーや訪問のアポイントメントを一目で確認できます。

OneNote

Officeの他のプログラムと同様に、OneNoteの最新バージョンは複数のデバイス間での同期ができるようにデザインされています。OneNoteで作成されたノートは、複数のデバイス間でアクセスすることができます。Windows 7/8搭載のタブレットやPC、Windows Phone、OneNote Mobile Appを入れたiOS、Androidのスマートフォンなど。Office Web Apps経由でOfficeでもブラウザでノートを開くことができます。

OneNoteは、アプリケーション内で絵を描いたり、スワイプしたりといった、タッチ機能も追加されました。ノートにイメージやビデオ、文書といったファイルを埋め込んだりもできます。また他のOffice製品と同様、OneNoteをSkyDriveアカウントに同期を取ることができます。


このように最新Officeは民間非営利団体にとって有用な新機能を多く追加しました。一方で変更点はそれほど大きくないものの、スタッフにとっては、ソフトを一度学習する必要があるかもしれません。Officeを使い始める前にこれらの新機能を紹介するミニセッションをスタッフ向けに行うのもアイディアです。